Книга обліку доходів — це первинний документ, у якому ФОП фіксує всі надходження від підприємницької діяльності. Вона є основою для правильного розрахунку єдиного податку та підтвердженням задекларованих сум під час перевірки податкової.
Обов’язок вести книгу обліку поширюється на фізичних осіб-підприємців 1-ї та 2-ї груп єдиного податку. ФОП 3-ї групи, що сплачують єдиний податок, також ведуть книгу — але в дещо іншому форматі, якщо є обороти з ПДВ. Загальносистемники (не спрощенці) ведуть окрему книгу обліку доходів і витрат за іншою формою.
Правова основа
Форми книг та порядок їх ведення затверджені наказом Міністерства фінансів України № 1637 від 19.06.2015 (зі змінами). Актуальний текст — на офіційному сайті Верховної Ради ([zakon.rada.gov.ua](https://zakon.rada.gov.ua)).
Яка форма книги підходить для вашої групи
Не існує єдиної універсальної книги — форма залежить від групи єдиного податку та наявності ПДВ.
| Група ФОП | Форма книги | Що фіксується |
|---|---|---|
| 1-ша група | № Ф-1 | Доходи (без витрат) |
| 2-га група | № Ф-1 | Доходи (без витрат) |
| 3-тя група (без ПДВ) | № Ф-1 | Доходи (без витрат) |
| 3-тя група (з ПДВ) | № Ф-2 | Доходи без ПДВ |
| Загальна система | Окрема форма | Доходи і витрати |
Паперова чи електронна книга
З 2021 року ФОП має право вести книгу в електронній формі через Електронний кабінет платника на сайті ДПС ([cabinet.tax.gov.ua](https://cabinet.tax.gov.ua)). Реєстрація електронної книги відбувається там само — паперову реєструвати у податковій вже не обов’язково. Якщо обираєте паперовий варіант — роздрукуйте затверджену форму, прошийте, пронумеруйте і зареєструйте.
Як заповнювати книгу обліку доходів: покрокова інструкція
Крок 1. Оформіть титульну сторінку
На першій сторінці вкажіть:
- прізвище, ім’я та по батькові;
- реєстраційний номер облікової картки (РНОКПП/ІПН);
- рік, за який ведеться книга;
- обрану групу та ставку єдиного податку.
Крок 2. Вносьте записи в день отримання доходу
Кожен запис робіть у день фактичного надходження коштів — тобто в день зарахування на рахунок або отримання готівки. Це принципово: дата виставленого рахунку або підписаного акту не є датою доходу для спрощенця.
Що вносити до книги:
- Дата отримання доходу.
- Сума у гривнях (якщо надходження в іноземній валюті — перераховуйте за курсом НБУ на дату операції).
- Підстава: номер і дата платіжного документа, касового ордера або фіскального чека.
Крок 3. Підбивайте підсумок
- 1-ша і 2-га групи — підбивають підсумок за місяць (сума всіх надходжень за місяць).
- 3-тя група — підбивають підсумок за квартал, оскільки звітним періодом є квартал.
Ніяких коригувань або виправлень «замальовкою» — помилковий запис закреслюйте однією лінією та підписуйте поруч «Виправлено» з датою.
Що вважається доходом ФОП-спрощенця
Не всі надходження на рахунок є доходом для цілей оподаткування. Це часта точка плутанини.
Що включати до книги
- Виручка від продажу товарів, робіт, послуг.
- Безповоротна фінансова допомога.
- Вартість безоплатно отриманих товарів або послуг.
- Кредиторська заборгованість, за якою минув строк позовної давності (3 роки).
Що НЕ є доходом і до книги не вноситься
- Поворотна фінансова допомога (позика), повернена протягом 12 місяців.
- Суми ПДВ у платника ПДВ.
- Кошти, отримані як відшкодування збитків за рішенням суду.
- Транзитні суми — кошти, які ФОП отримав і передав третій стороні (наприклад, субпідряднику) у межах агентського договору.
- Власні кошти ФОП, внесені на рахунок як поповнення обігових коштів.
Якщо помилково внесли зайву суму — закресліть запис, поясніть у примітці. Але краще перевіряти ще до внесення: ФОП несе відповідальність за повноту відображення доходів.
Типові помилки, яких припускаються ФОПи
Ці помилки зустрічаються найчастіше під час перевірок:
1. Дата запису не збігається з датою надходження. Підприємець вніс запис наступного дня або раз на тиждень «оптом» — це порушення порядку ведення книги.
2. Валютні надходження перераховані неправильно. Потрібно використовувати курс НБУ на дату зарахування, а не на дату виставлення рахунку.
3. Пропуск доходів, отриманих готівкою. Безготівкові надходження легко відстежити через виписку, а готівка часто «губиться» — і це перший предмет перевірки.
4. До доходу включені повернення клієнтам. Якщо покупець повернув товар і ви повернули гроші — цю суму не треба вносити до доходу. Або внесіть зі знаком мінус зі зрозумілою приміткою та посиланням на документ.
5. Книга не заведена взагалі. Деякі новостворені ФОП не знають про цей обов’язок. Відсутність книги — підстава для штрафу.
Ризики та на що звернути увагу
Ведення книги здається технічною дрібницею, але наслідки помилок цілком реальні.
Штрафи за порушення
За неведення або неправильне ведення книги обліку ФОП може отримати адміністративний штраф. Розмір — від 51 до 136 грн за перше порушення, від 85 до 136 грн за повторне (ст. 164-1 КпАП). Звучить незначно, але до цього додається можливий донарахований податок і штраф 25% від суми заниженого зобов’язання, якщо перевіряючий доведе, що дохід не відображено.
Якщо доходи систематично занижувалися — можлива відповідальність і за ст. 212 ККУ (ухилення від сплати податків), де мова йде вже про суттєвіші суми та кримінальне провадження.
Перехід між групами і книга
Коли ФОП переходить з однієї групи на іншу або на загальну систему — стара книга закривається, нова відкривається з дати переходу. Зберігати книги потрібно не менше 1095 днів (3 роки) після звітного року — це стандартний строк позовної давності для документів з ПК України.
Про мораторій на перевірки
До 2022 року діяв мораторій на перевірки малого бізнесу. Під час воєнного стану перевірки обмежені, але не скасовані повністю — фіскальні органи перевіряють, зокрема, за заявами контрагентів та у разі очевидних ознак ухилення. Орієнтуйтеся на актуальні роз’яснення ДПС ([tax.gov.ua](https://tax.gov.ua)).
Часті запитання
Чи треба реєструвати книгу в податковій?
Паперову книгу вже не потрібно реєструвати в ДПС — з 2021 року цю вимогу скасували. Електронна книга реєструється автоматично в Електронному кабінеті під час першого заповнення.
Якщо у місяці не було доходу — чи треба робити запис?
Ні, рядок з нульовим доходом не потрібен. Просто в підсумку за місяць або квартал буде «0 грн». Але декларацію за звітний період подавати все одно обов’язково.
Чи враховуються в доходах кошти, зняті з особистої картки і внесені на ФОП-рахунок?
Ні. Внесення власних коштів не є доходом від підприємницької діяльності. Але операцію краще провести з відповідним призначенням платежу — «поповнення рахунку власними коштами», щоб у банку і при перевірці не виникало питань.
Коли саме вносити дохід: у день оплати чи у день підписання акту?
Для спрощенців діє касовий метод — дохід виникає у день фактичного отримання коштів. Дата акту або накладної не має значення для цілей книги обліку.
Що робити, якщо книга загублена або пошкоджена?
Потрібно відновити записи на підставі банківських виписок, касових документів та інших первинних документів і завести нову книгу. Факт втрати краще задокументувати. Законодавство прямо не описує цю процедуру, тому зверніться по консультацію до свого відділення ДПС або уповноваженого бухгалтера.
Висновок
Книга обліку доходів — це не бюрократична формальність, а захист самого ФОП: вона підтверджує задекларовані суми та допомагає уникнути непорозумінь під час перевірки. Ведіть записи в день надходження, чітко відрізняйте дохід від транзитних коштів і зберігайте первинні документи разом із книгою. Якщо маєте сумніви щодо кваліфікації конкретної суми — краще проконсультуватися з бухгалтером або скористатися безкоштовними роз’ясненнями ДПС, ніж потім виправляти помилки під час перевірки.
Матеріал має інформаційний характер і не є фінансовою консультацією. Умови продуктів уточнюйте у надавача послуг.
Джерело: Українська правда
Останні новини:
Що перевіряє банк перед видачею кредиту
Як відкрити депозит онлайн: покрокова інструкція
Трудовий договір і ЦПХ: у чому різниця для працівника
Більше корисної інформації знайдеш ТУТ
[…] Книга обліку доходів ФОП: як вести правильно […]